关于oa 文档管理（oa文件） 的知识大家了解吗？以下就是小编整理的关于oa 文档管理（oa文件） 的介绍，希望可以给到大家一些参考，一起来了解下吧！

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办公自动化文档管理(办公自动化文件)

1.什么是协同OA？

在数字化的道路上，OA是大多数企业遇到的之一道坎。OA的办公自动化初衷是利用技术手段提高办公效率，进而实现办公自动化。

OA随着技术的发展而发展，随着人们办公方式、习惯、管理思想的变化而变化，并不是一成不变的。所以不同行业、不同单位、不同层次、不同阶段甚至不同领导对OA的看法都不一样，没有一个标准。

从广义上讲，OA应该是一个企业中除生产控制以外的信息处理和管理的 *** :对于高层管理者来说，它是一个决策系统；对于中层管理者来说，它是一个信息管理系统，提供基础信息，降低其管理成本。对于普通员工来说，它是一个事务系统，提供了很好的办公工具，让他们准确高效的工作。如果把一个组织比作人体，那么OA就是一个传递大脑意志和思想，在体内进行协调运动的神经 *** 。

如果说ERP是生产控制系统和精确的数学系统，那么OA就是协同管理系统和协调的哲学体系。所以我们现在谈到OA，经常会加上协同这个词。

与OA的更佳合作方式是以工作流为引擎，以知识管理为容器，以信息门户为窗口，让企业内的员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。其内容主要分为五大类:信息交流(核心是IM、邮件、公告、论坛、通讯录、门户等。)、知识资源(文档、云盘、知识库)、事物管理(公文、会议、日程、用车等。)、流程管理(财务、人事、业务流程等。)，以及辅助系统管理(组织结构管理)

虽然内容可以分为几类，但是相对于ERP和财务系统，协同OA的统一和标准化会更加困难，甚至不可能标准化。这从市面上的出版物就可以看出来。我搜了全网，发现近十年来关于OA系统的书籍只有两三本，大部分都是各个厂商出版的，重点介绍他们的产品设计理念和功能。OA难以标准化，没有明确的边界，可见的深度是一个关键原因。

现在的协同OA基本都是平台化的，只有平台化的产品才能叫协同OA。平台化有三个特点:之一，大部分应用功能模块都是由基于平台的产品派生和定义的，而不是一个一个独立开发的，至少它们是建立在一套软件设施上的。二是系统具有很强的可扩展性，包括使用规模(用户数量)和应用模式(独立企业和集团企业)的可扩展性。第三，系统具有很强的二次开发能力。一方面可以对现有模块进行局部修改和调整，另一方面可以方便地开发新的功能模块，如信息发布应用、各种MIS系统、报表应用、BI门户应用等。第四，系统必须具备集成能力，包括单店登录集成、数据对接，以及异构系统间功能的集成和调用。

二、协同OA的关键组成部分

如前所述，工作流、门户和知识管理的有机整合是落地实践中的更佳解决方案。接下来我们来说说这三者在协同OA中的职责和作用。

(1)工作流程

工作流是通过软件实现业务管理中各种事务处理全过程的规范。主要形式是通过流程定义完成业务表单的自动流转、在线审批、全流程跟踪和决策分析。工作流管理联盟发布的WfMC是使用最广泛的规范。

BPM是一个涉及工作流、企业应用集成、业务流程转换和重组的概念。与工作流没有严格的边界，但更侧重于流程优化和改进，关注和支持第三方应用的集成和协同处理。

近年来，工作流在大多数情况下已经很难独立存在。一方面，它往往承担着核心业务的信息管理；另一方面，它与协同办公有着诸多联系，因此成为协同办公的核心部分。

过去，工作流往往以基础中间件的形式存在，开发者基于工作流引擎代码级开发和维护应用系统。这种形式作为一个独立的产品，可以承担复杂大规模的应用操作，但也有明显的约束。基于工作流中间件开发的系统质量往往难以保证，后期维护管理工作难度大。

现在工作流更多的是以应用平台的形式，直接向客户提供设计定义功能，门槛低，是协同OA的主要形式。

经过二三十年的发展和演变，工作流已经成为一个非常成熟的范畴。从能力的角度，可以通过以下八个维度进行评估:

过程能力:处理对象是否可以基于角色的定义，而不是人的定义；是否基于图形化的流程设计；支持流程节点处理模式；流程的自动“条件”处理能力；过程流的角色相关处理能力；流程之间的链接和嵌套能力；咨询和信息流通；流程恢复机制；超时处理能力；

表单设计能力:完整的表单元素支持能力；以及支持详细列表和表格之间关联的能力，以及自动生成表格的能力；模板支持；数据验证；与办公工具的整合设计；表单页面样式自定义

流程再造能力:能否作为支持企业流程再造的数据基础，这种能力的关键在于是否具备流程版本的可追溯能力。

智能处理能力:智能流转路径、智能表单预处理、智能流程联动。

过程监控能力:及时发现过期的过程实例；终止并清理僵尸实例；了解所有正在运行的流程的运行状态，评估流程的应用效果。

流程绩效考核能力:流程及时性、处理数量等。

过程后管理能力:不仅关注过程，还提供过程结果的信息，支持这些结果数据的挖掘和分析。

扩展接口能力:数据采集和综合能力；影响其他系统干预的能力；工作流系统调用接口；

(2)知识管理领域:

企业知识管理是指企业管理过程中对各种知识信息的不断积累、挖掘、应用和创新，形成企业经营管理的智力资本。它是现代企业管理的重要内容，也是协同办公的核心业务之一。

在知识管理领域，日本学者野中的知识螺旋发展模型广受欢迎。他把知识分为显性知识和隐性知识，两者通过共同化、外化、莲花开花、内化的螺旋过程进行转化和变化。国内参考，请参考陈存白的著作《知识管理实践圣经》和《知识管理——正确的理念与企业实践》。

在信息系统下，企业知识可以分为静态知识和动态知识。静态知识(结果知识)是人们可以直接查阅的现成信息，而动态知识(过程知识)是在各种业务管理的工作流过程、电子邮件过程、项目过程中不能直接满足人员应用的知识。如何自动、智能地收集、总结和应用这些知识，是协同OA知识管理的核心。

因此，企业知识管理要解决的主要问题有两个:一是知识资源的有效积累；二是知识的传递和利用。

统一文档管理是整个协同OA系统中知识管理的核心，通过这种思想可以实现有效的积累。所有动态流程文档都可以归档到统一的文档管理系统中。知识管理系统要支持自定义、自动化的知识资源挖掘和利用，全文检索是基础，自动分类和标注是重点，交流系统是便捷手段。

目前，语义分析、知识图谱、大数据挖掘等新技术正在快速发展，这将使知识收集和应用更加智能化和人性化。

(3)办公自动化门户:

门户是指整合了多样化、综合性信息内容服务的WEB系统网站。该系统主要提供新闻资讯、搜索引擎、系统访问、电子邮件、社区等内容服务。

经过几十年的发展，门户已经形成了一套标准的技术规范。在应用层面，门户聚合了众多信息源，为用户提供统一的“一览无余”界面；在技术层面，门户是一个标准的、标准化的技术系统。在协同OA系统中，门户大约相当于办公门户，侧重于内部信息、事务聚合和三统一(用户、认证和消息)。

上个世纪，门户产品主要来自国外，包括IBM的WebSphere Portal Server，Oracle的Weblogic Portal和WebCenter Portal，微软的SharePoint Portal Server，开源的Liferay系统。这些产品以稳定、全面、笨重著称，广泛应用于国内大型企业。

目前国内主流的协同OA平台都有自己的门户系统，基本可以覆盖企业的大部分门户需求。门户的核心思想是网页的个性化，因此它应该具有很强的个性化配置能力，能够灵活适应不同用户和业务单元的定制需求。

随着企业微信、钉钉等IM工具逐渐演变为办公平台，我们发现门户网站呈现出一些新的形态。有些部分变得很关键，比如业务人员的门户配置和定义，有些内容变得不那么关键，比如统一用户和电子邮件系统。总的来说是朝着轻量化、易用化、高效化的方向发展。

三、协同OA的选择

协同OA在产品设计上应遵循七大机制:不间断消息机制、闭环管理机制、信息接收机制、信息检索机制、痕迹追溯机制、流程辅助决策机制、系统评估机制。这些原则不仅对制造商很重要，对企业在选择产品时也很重要。基于以下原则和企业的实际需求，总结出协同OA产品选择的六条原则，简述如下:

(1)成熟性和稳定性原则，一看产品从诞生到成熟。一个协同OA如果没有三到五年的专注研发，就很难做到成熟稳定，而这个研发是稳定持续的。第二，看客户实践案例，没有20个成功的标杆案例很难说是成熟的；

(2)实用性和易用性原则。协同OA需要使用才能产生价值，使用越广泛价值越高，所以实用性和易用性比强大的功能更重要；

(3)系统推进原则，它总是相对的、动态的。看制度设计是否包含先进的现代管理理念；第二，看是否采用了先进技术；第三，看是否有很强的业务处理能力；看四二次开发能力；

(4)适用性原则:看是否适合企业的管理结构；第二，看是否能匹配企业现有的IT基础；第三，看是否能符合企业IT规划；

(5)开放性原则:看数据结构的开放性；第二，看系统功能接口的开放性；第三，看用户系统的开放性；

(6)安全原则:看完整安全的用户认证体系；第二，看完善的用户授权管理体系；第三，看数据，前后安全机制。

参考材料:

互联网+时代的协同OA管理，王泉，2016。

关键词： 文档管理